会议是管理者开展管理工作的必要媒介，是每个管理者必须重视的问题。美国国际决策中心曾对全球3000家大型企业的CEO做过调查，结果显示，这些领导80%的工作时间都花在了开会上。由此可见，如果总经理不具备一定的会议管理能力，将会大大降低其工作效率，影响企业的管理。

要有效管理会议，提高会议质量，首先要知道是什么原因导致会议达不到预期效果。可以从会议的方式和内容入手，考虑人、事、衣、地等因素，征求相关人员的意见，进而找出会议无效的原因。

(1)会议目标不明确。

总经理会议可以分为许多目的，如信息交流、重点实施跟踪、政策宣布、信息通报、讨论和听取报告。总经理在召开会议之前，一定要明确召开会议的真实目的和想要达到的预期目标。

(2)没有议程设置。

议程的设置直接影响会议预期目标的实现。如果总经理在没有确定议程的情况下匆忙召开会议，会导致与会者各说各的话，在会议过程中漫无目的。因此，无论会议的形式和会期长短如何，都应该尽早设定议程，这样会议才能更快进入主题，与会者才能明白自己需要扮演的角色。

(3)参与者不知道角色功能。

通知了参加会议的员工，他们不知道为什么会被列为参会人员，也不清楚会议的内容和要做哪些准备。正是因为事先不知道自己的角色，所以在会议中无法积极主动，更不用说及时回应会议内容了。因此，总经理在召开会议时，要提前告知与会者会议的主题，让与会者明确自己的角色。

(4)意见不被尊重。

作为会议的负责人，总经理应该认真听取各方面的意见。如果总经理听了一部分人的意见，故意忽略或敷衍其他人提出的意见，那么会议就会流于形式，甚至偏离主题，达不到预期的效果。这种操作方式是不可取的。(5)没有记录和跟踪系统。

会议的讨论过程和最终达成的决议没有相关记录，也没有纳入跟踪系统，导致决议是否得到执行，没有数据可以查看执行情况，无法对执行过程进行反馈和修正。

(6)议而不决。

会议过程中，不同意见没有及时整理整合，但经过各方讨论无法形成决议。

如果总经理想提高自己的管理能力，就必须注意这些常见的问题。只有正视导致会议达不到预期效果的原因，才能找到解决办法，让会议真正有成效。

对于总经理来说，管理会议的根本可行方法是建立一个有效的会议管理系统。

第一，让会议时间与业务运营节奏保持一致。它是会议总经理管理的一种手段，在企业中，管理是为企业服务的。因此，总经理在召开会议时，一定要使会议时间与企业经营节奏保持一致，合理避开企业经营活动密集期的会议安排，并进行适当调整。

总经理需要根据企业的业务特点，把握企业运行的规律。通常以一年为周期总结运行规律。

第二，避免临时会议，合理规划定期会议。对于一个企业来说，过多的临时会议对企业的伤害是很大的。因为临时会议的召开往往意味着突发事件的出现，会打乱所有与会人员原有的安排，进而打乱企业内部管理，影响具体业务的运作。因此，总经理必须尽量减少事先可以预料到的突发事件，减少临时会议的次数。另外，也要思考如何让一些事情更有计划性，把可以考虑清楚的会议提前计划好。这样企业各部门可以提前安排时间，也方便提前收集分析信息。

第三，会议期间，专注决策。在会议期间，总经理应该引导会议更多地关注决策而不是讨论。英国吉百利斯威兹公司对其高层会议做了两个小改动，但正是这两个显著的小改动大大提高了会议决策的质量和速度:一是为了让与会者尽快熟悉战略问题，要求至少在会议开始前五天将所有阅读材料分发给他们；第二，在阅读材料上附上标准封面，注明会议的目的——分享信息、讨论和辩论，或者行动和决策，会标上& ldquo行动与决策& rdquo为话题留出更多的时间。

第四，时间分配要满足企业发展的需要。企业的发展是由多个业务部门合作完成的，所以总经理对各个业务领域的管理不能受个人喜好或其他原因的影响，造成各方面时间分配不合理。在企业的各个业务领域，需要确定合适的会议频率，既落实了企业的战略发展，又避免了管理的盲区，从而促进了企业的协调发展。

第五，将决定贯彻到底。成功的总经理总是善于把资源分配和战略批准联系起来，这样决策才能付诸行动。例如，在ABN Amro和加拿大铝业，会议的决策结果以正式合同的形式呈现，明确指出执行决策所需的资源(时间、人才和资金)以及管理层承诺的财务目标，从而有利于决策的执行。

会议管理是一项极其复杂的工作，掌握会议管理的技巧非一日之功。总经理在日常经营中要有意识地锻炼这种能力。

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